Mandanten-Onboarding, Dokumentensammlung, Terminerinnerungen — Steuerkanzleien verlieren täglich Stunden an Verwaltungsaufwand, der nichts mit Beratung zu tun hat. ILDEKI automatisiert genau diese Abläufe.
Die Beratungsleistung ist das Kerngeschäft — aber ein Großteil der Arbeitszeit geht für Koordination, Nachfragen und Dokumentenmanagement drauf.
Mandanten reichen Unterlagen per E-Mail, Post oder unsortiert ein — zu spät, unvollständig, in unterschiedlichen Formaten. Jeder fehlende Beleg bedeutet manuelle Nachfrage und Verzögerung beim Abschluss.
→ Monatsabschluss verzögert sich durch fehlende DokumenteNeue Mandanten müssen Formulare ausfüllen, Vollmachten unterschreiben, Daten übermitteln — alles per E-Mail hin und her. Ein Prozess der Wochen dauert, obwohl er in Tagen erledigt sein könnte.
→ Erster Eindruck leidet, Kanzlei wirkt unorganisiert„Wann ist meine Steuererklärung fertig?" — „Haben Sie meine Unterlagen erhalten?" — „Wann ist der nächste Termin?" Dieselben Fragen, täglich, von verschiedenen Mandanten. Jede Antwort kostet Zeit.
→ Bis zu 2 Stunden täglich für Standard-RückfragenMandantentermine werden telefonisch vereinbart, ins System eingetragen, per E-Mail bestätigt — und trotzdem erscheinen manche Mandanten nicht, weil die Erinnerung fehlt.
→ No-Shows kosten geblockte Zeit ohne ErtragIndividuelle Lösungen, die sich in Ihre bestehenden Abläufe einfügen — ohne alles umzustellen, ohne neues Personal.
Neue Mandanten durchlaufen einen strukturierten digitalen Aufnahmeprozess — Formular, Vollmacht, Erstdaten — vollständig automatisiert. Alles landet direkt in Ihrer Ablage, ohne manuelle Übertragung.
Das System fordert fehlende Belege automatisch beim Mandanten an — mit freundlicher Erinnerung nach 3 und 7 Tagen. Sie müssen nie mehr manuell nachfassen.
Mandanten buchen Termine direkt über einen Link — mit automatischer Bestätigung und Erinnerung 24h vorher. No-Shows werden drastisch reduziert.
Mandanten erhalten automatische Updates zum Stand ihrer Steuererklärung oder Anfrage. Weniger Telefonate, zufriedenere Mandanten, mehr Zeit für echte Beratung.
Eingehende Anfragen per E-Mail oder Kontaktformular werden automatisch kategorisiert und priorisiert — so sehen Sie sofort, was dringend ist und was warten kann.
Wichtige Abgabefristen werden automatisch an Mandanten kommuniziert — mit konkreten Handlungsanweisungen, welche Unterlagen bis wann benötigt werden.
Es ist der 28. des Monats. Sandra Hoffmann, Steuerberaterin in Nürnberg, wartet noch auf Belege von 6 Mandanten. Sie schreibt jedem manuell eine Erinnerungsmail, nimmt zweimal das Telefon in die Hand, und verbringt den Nachmittag damit, nachzufassen statt zu beraten. Ohne ILDEKI: 3 Stunden weg, Abschluss verschiebt sich, zwei Mandanten reagieren erst am nächsten Tag.
Sandra H. führt eine Steuerkanzlei mit 3 Beratern in Nürnberg. Jeden Monat das gleiche Bild: Belege fehlten, Mandanten reagierten nicht auf E-Mails, der Abschluss zog sich hin. Sandra verbrachte bis zu 3 Stunden täglich damit, Mandanten zu erinnern, Unterlagen nachzufordern und Status-Mails zu schreiben — Zeit, die nicht abrechenbar war.
ILDEKI automatisierte den gesamten Beleganforderungsprozess: Am 15. jedes Monats erhalten alle Mandanten automatisch eine strukturierte Liste fehlender Dokumente. Nach 3 und 7 Tagen folgen automatische Erinnerungen. Neue Mandanten durchlaufen ein digitales Onboarding — Formular, Vollmacht und Erstdaten kommen strukturiert und vollständig an.
"Ich schreibe keine Erinnerungsmails mehr. Das System macht das — und die Mandanten reagieren sogar schneller als vorher, weil die Nachrichten strukturierter sind. Wir schließen jetzt pünktlich ab und ich hab wieder Zeit für echte Beratung."
— Sandra H., Steuerberaterin, Nürnberg
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