Schritt 1: Aufgaben sammeln
Schreiben Sie 8 bis 10 Aufgaben auf, die sich in Ihrem Betrieb wiederholen. Diese Fragen helfen:
- Was schreiben Sie jede Woche in ähnlicher Form (Antworten, Angebote, Bestätigungen)?
- Was bleibt regelmäßig liegen, weil es nervt oder keine Zeit ist?
- Wo suchen Sie oft Informationen zusammen?
- Wo ordnen oder übertragen Sie Daten von A nach B?
Schritt 2: Der Test mit 6 Fragen
Gehen Sie jede Aufgabe durch. Ein Häkchen für jedes „Ja“, auf Papier oder im Kopf.
- Wiederkehrend: Die Aufgabe fällt mindestens wöchentlich an.
- Text oder Ordnung: Das Ergebnis ist ein Text, eine Liste, eine Zusammenfassung oder eine Recherche.
- Vorlagen vorhanden: Es gibt Beispiele, alte Texte oder eine klare Vorgehensweise.
- Prüfbar: Sie sehen Fehler, bevor etwas nach außen geht (Entwurf, den Sie selbst prüfen und versenden).
- Daten unkritisch oder geklärt: Es sind keine besonders sensiblen Daten im Spiel, oder Zweck und Verträge sind geklärt.
- Lohnt sich: Die Aufgabe kostet Sie spürbar Zeit.
Schritt 3: Auswertung
| Häkchen | Einschätzung | Was tun? |
|---|---|---|
| 5 bis 6 | Guter Kandidat | Als Erstes angehen, sofern Frage 4 und 5 mit „Ja“ beantwortet sind |
| 3 bis 4 | Prüfen | Klären, was fehlt (Vorlagen, Datenschutz, Prüfweg) |
| 0 bis 2 | Eher nicht | Zurückstellen |
Ausschluss-Regel: Wenn Sie Frage 4 („Prüfbar“) oder Frage 5 („Daten unkritisch oder geklärt“) mit „Nein“ beantworten, gilt die Aufgabe höchstens als „Prüfen“, egal wie viele Häkchen sie sonst hat.
Schritt 4: Das sollten Sie nicht ohne Prüfung abgeben
- Rechtlich verbindliche Entscheidungen und Zusagen
- Rechts- und Steuerberatung
- Besonders sensible Daten (etwa Gesundheitsdaten), solange Verträge und Zweck nicht geklärt sind
- Zahlungen und Freigaben von Geld
Schritt 5: Datenschutz-Kurzcheck
- Welche personenbezogenen Daten sind in der Aufgabe enthalten?
- Wohin gehen die Eingaben (Anbieter, Land, Vertrag)?
- Gibt es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung, wo er nötig ist?
- Werden Eingaben vom Anbieter zum Training verwendet, und ist das abgestellt?
- Wer im Betrieb darf die Aufgabe nutzen?
Das ist eine Orientierung und keine Rechtsberatung. Bei Unsicherheit lassen Sie sich von einer Fachperson für Datenschutz beraten.
Schritt 6: Erste Aufgabe wählen
Wählen Sie keine große, sondern eine kleine, häufige und prüfbare Aufgabe, zum Beispiel Terminbestätigungen, einen Angebotsentwurf nach Vorlage oder die Zusammenfassung von Besprechungsnotizen.
| Aufgabe | Wie oft? | Zeit pro Woche | Häkchen (0–6) |
|---|---|---|---|
Wenn Sie Ihre Liste mit uns durchgehen möchten: Im kostenlosen 15-Minuten-Gespräch ordnen wir Ihre Aufgaben gemeinsam ein.